Komunikasi Organisasi

Komunikasi dan organisasi. Kita terlibat dengan berbagai macam organisasi untuk memenuhi kebutuhan fisik, psikologis, sosial, politik, spiritual, dan ekonomi. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi kegiatan yang dilakukan oleh sejumlah orang, tanpa komunikasi tak mungkin terjadi koordinasi dalam organisasi sosial apapun.
Tujuan organisasi biasanya dirumuskan secara resmi atau ditetapkan secara sadar. Tujuan awal organisasi bisa berubah dan perubahan itu sering terjadi. Melalui reorganisasi besar, reformulasi tujuan, atau melalui proses evolusi yang lebih halus, perubahan tujuan bisa terjadi dari waktu ke waktu.
Peran dan tanggung jawab adalah seperangkat perilaku-pekerjaan yang harus diselesaikan, posisi yang harus diisi atau fungsi yang harus dilaksanakan. Dalam hubungan dan kelompok, peran yang dijalankan individu beserta tanggung jawabnya terhadap sesama individu lain di dalam kelompok secara umum adalah hasil evolusi interaksi sesama anggota sejalan dengan perkembangan kelompok.
Fungsi manajemen adalah aspek dimana organisasi membutuhkan suatu proses perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan keuangan, memantau kegiatan organisasi, mengoordinasi kegiatan seluruh bagian, mengevaluasi keberfungsian organisasi dalam perbandingan dengan organisasi lain dan lingkungan, dsb.
 

Teori Organisasi

• Mazhab manajemen saintifik. Dalam pandangan ini, manusia dalam organisasi didorong terutama oleh keuntungan materi.
• Mazhab hubungan antarmanusia. Dalam perspektif ini, pekerja dipikirkan untuk dimotivasi terutama dengan dorongan kebutuhan mereka terhadap kepuasan kerja, pengakuan, perhatian, dan keikutsertaan dalam pengambilan keputusan.
• Mazhab pendekatan sistem. Perspektif sistem memandang individu, hubungan, kelompok dan organisasi berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain dan dengan lingkungannya.
• Mazhab kualitas. Pandangan ini menyatakan bahwa perumpamaan yang paling dominan dianut oleh para teoretisi yang memperhatikan kualitas organisasi adalah “tim”. 

Terdapat beberapa konsep-konsep inti dari kualitas, yaitu antara lain:

• Orientasi layanan, yaitu meletakkan pendekatan besar terhadap upaya memahami dan memenuhi kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan (stakeholder) yaitu individu atau kelompok yang dituju oleh penyajian produk atau layanan, dan /atau pihak-pihak yang menentukan penilaian terhadap aktivitas-aktivitas tersebut kemana dukungan dan reputasi organisasi bergantung.
• Kepemimpinan, yaitu sebuah prinsip dasar dimana pemimpin  dikatakan sangat efektif jika mereka secara pribadi terlibat dalam menciptakan, mengkomunikasikan, menjelaskan, memperkuat dan meneladankan misi organisasi, visi, nilai dan orientasi layanan.
• Informasi, yaitu kesejahteraan organisasi dan orientasi layanan dimungkinkan hanya dengan sistem yang efektif untuk menguasai, menganalisis dan menggunakan informasi.
• Perbaikan proses dan kolaborasi, yaitu organisasi dipandang sebagai sistem yang kompleks dengan sejumlah komponen internal dan eksternal yang saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.
• Komunikasi, yaitu proses melalui mana arah organisasi ditetapkan, kepemimpinan dan kolaborasi berlangsung, informasi dikumpulkan dan disebarluaskan dari dan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal, dengan komunikasi pula koordinasi dan kolaborasi proses kerja terjadi.
• Perbaikan yang berkelanjutan, yaitu organisasi memerlukan komitmen waktu dan sumber daya untuk proses perbaikan yang berkelanjutan dan perubahan yang terus-menerus.

Jaringan komunikasi

• Fungsi jaringan. Fungsi jaringan komunikasi antara lain adalah menyediakan saran untuk mengoordinasi kegiatan individu, hubungan, kelompok, dan subunit lainnya di dalam komunikasi; menyediakan mekanisme utnuk mengarahkan kegiatan organisasi secara keseluruhan; memfasilitasi pertukaran informasi di dalam organisasi;  dan memastikan aliran informasi antara organisasi dan lingkungan eksternal dimana organisasi berada.
• Ukuran jaringan. Di dalam organisasi, yang sangat besar jumlah potensi sambungan dua orangan, formalisasi jaringan komunikasi baik yang tatap muka maupun yang dimediasii sangatlah penting.
• Jaringan internal: Arus pesan dalam organisasi. Yaitu terbagi menjadi beberapa jenis diantaranya adalah arus pesan ke bawah, arus pesan ke atas, arus pesan horizontal dan arus pesan informal.
• Jaringan eksternal: Berhubungan dengan organisasi lain dan publik. Yaitu terbagi menjadi arus masuk (penelitian dan pengawasan) dan arus keluar (iklan, pemasaran dan hubungan masyarakat).
• Jaringan komunikasi yang dimediasikan. Seperti contoh komunikasi di dalam perusahaan yang menggunakan faksimili, telekonferen, email, dll karena banyaknya jumlah pekerja dan keterpisahan fisik.
• Jaringan komunikasi organisasi dalam aksi. Dalam dinamika organisasi yang sedang berlangsung, jaringan komunikasi jarang beroperasi secara terbuka, rasional dan terduga namun seseorang bisa menyimpulaknnya dari gambaran jenis jaringan yang mungkin terjadi beserta arah arusnya.

BUDAYA ORGANISASI
Budaya organisasi adalah keseluruhan dari simbol,peristiwa,tradisi,standardisasi pola perilaku verbal dan non verbal,cerita rakyat,aturan,dan ritual yang memberi organisasi ciri-ciri atau kepribadian.

ASAL USUL BUDAYA ORGANISASI
Simbol adalah salah satu elemen yang penting dari budaya organisasi. Gedung, perabotan kantor, dan seragam adalah contoh simbol yang sering terlihat sebagai fakta budaya organisasi. Kadang kadang simbol organisasi berkembang secara alami, seperti baju seragam informal diantara karyawan perusahaan.
Ruang adalah simbol penting lainnya bagi organisasi. Dalam banyak organisasi, aturan yang dikembangkan untuk digunakan dalam mengalokasikan ruang karyawan, seperti dekorasi kantor atau tempat kerja karyawan adalah mencerminkan posisinya.

FUNGSI BUDAYA ORGANISASI
    Fungsi-fungsi budaya organisasi meliputi:

1. Memberikan orang yang ada di dalam organisasi merasa memiliki identitas individual dan identitas kolektif.
2. Berkontribusi untuk pengembangan struktur dan kontrol.
3. Membantu anggota berkenalan dengan kebiasaan dan tradisi organisasi.
4. Memupuk keterpaduan diantara anggota organisasi.

ASIMILASI, SOSIALISASI, DAN INOVASI DALAM ORGANISASI
    Dalam hubungan organisasi kelompok terdapat tekanan antar-pengaruh yang berkontribusi kepada kestabilan dan keberlanjutan budaya. Keberlanjutan budaya dan inovasi budaya diperlukan bagi keberlangsungan hidup dan kesejahteraan organisasi dari waktu ke waktu.

IKLIM ORGANISASI
    Iklim organisasi adalah atmosfer atau nada suara para anggota tentang pengalaman organisasi selama mereka melakukan rutinitas kesehariannya. Iklim organisasi diciptakan melalui komunikasi. Iklim mempengaruhi anggota organisasi dan diperluas melalui proses komunikasi organisasi.

KEANEKARAGAMAN ORGANISASI
    Seorang ahli keanekaragaman , Barbara Walker, mengemukakan bahwa : (1) orang bekerja dengan baik ketika mereka merasi dihargai; (2) orang merasa sangat dihargai ketika mereka dipercaya; (3) kemampuan seseorang untuk belajardari orang yang berbeda adalah kunci untuk menjadikan ia berdaya sepenuhnya; dan (4) ketika orang-orang merasa dihargai dan diberdayakan,mereka mampu membangun hubungan dimana mereka bekerja sama saling tergantung dan saling melengkapi.
Keanekaragaman memberi tantangan bagi organisasi saat ini. Meski demikian, manfaat dari mengakui keragaman tenaga kerja amatlah besar. Banyak perusahaan yang telah sukses, terutama dalam memenuhi kebutuhan pasar yang beragam, karena menghargai keaneragaman dan memanfaatkan bakat multibudaya tenaga kerja mereka sendiri.

IMPLIKASI DAN APLIKASI
Organisasi memliki banyak konstituen atau publik, dalam banyak hal konstituen atau publik organisai yang paling penting adalah publik internal. Setiap anggota staff , kelompok kerja, atau devisi memiliki kontribusi untuk membuat organisasi bekerja secara keseluruhan. Organisasi juga memiliki publik eksternal yaitu kepada siapa keberlangsungan hidup organisasi bergantung.
Ketika publik internal suatu organisasi mengevaluasi organisasi, biasanya mereka menyandarkan penilaian kepada faktor-faktor teknis dan administratif. Sebaliknya publik eksternal seringkali begitu saja mempercayai kualitas teknis, atau tidak memiliki peluang melakukan penilaian.